RODO nakłada na firmy konkretne obowiązki w zakresie przechowywania i niszczenia danych osobowych. Ich niedopełnienie to nie tylko ryzyko wysokich kar finansowych, ale też odpowiedzialność cywilna wobec osób, których dane zostały naruszone. Sprawdź, jak zgodnie z prawem postępować z danymi osobowymi.
Czym jest RODO i jak wpływa na obowiązki firm dotyczące dokumentacji firmowej?
RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, obowiązuje w Polsce od 25 maja 2018 roku i stanowi podstawowy akt prawny regulujący zasady przetwarzania danych osobowych w Unii Europejskiej. Dotyczy podmiotów przetwarzających dane osób fizycznych, niezależnie od wielkości organizacji czy branży.
Rozporządzenie wprowadza szereg zasad, którymi administrator danych musi się kierować. Dane osobowe powinny być zbierane w konkretnym, wyraźnym celu i przetwarzane w sposób z nim zgodny. Ich zakres musi być ograniczony do minimum niezbędnego do realizacji tego celu.
Przechowywanie danych osobowych zgodnie z RODO
RODO nie określa terminów przechowywania danych osobowych. Zamiast tego wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania, zgodnie z którą dane mogą być przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Konkretne terminy retencji wynikają z krajowych przepisów szczególnych. Przykłady:
- Dokumentacja pracownicza: 10 lat od zakończenia stosunku pracy dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub 50 lat dla zatrudnionych wcześniej, zgodnie z Kodeksem pracy.
- Dokumenty podatkowe i faktury: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z Ordynacją podatkową.
- Dokumenty księgowe: 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Przedsiębiorców w sposób szczególny interesuje ochrona dokumentacji przed utratą danych. Zabezpieczenie dokumentów firmowych zawierających dane osobowe to jeden z kluczowych obowiązków wynikających z RODO. Naruszenie przepisów może skutkować karą finansową do 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Niszczenie danych osobowych zgodnie z RODO
RODO nakłada na administratora danych obowiązek ich usunięcia niezwłocznie po upływie okresu przechowywania lub gdy cel przetwarzania przestaje być aktualny. Obowiązek ten dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych nośników danych.
Prawidłowe niszczenie danych osobowych musi być trwałe i nieodwracalne. W przypadku dokumentów papierowych oznacza to rozdrobnienie umożliwiające odtworzenie tekstu. W przypadku nośników elektronicznych wymagana jest fizyczna destrukcja lub certyfikowana demagnetyzacja. Niezależnie od wybranej metody, musi ona gwarantować, że odtworzenie informacji nie będzie możliwe.
RODO wymaga też, aby proces niszczenia był udokumentowany. Jako administrator danych powinieneś być w stanie wykazać, że zostały one usunięte zgodnie z prawem i w odpowiednim czasie. Więcej informacji o tym, jak przebiega profesjonalne niszczenie danych osobowych, znajdziesz na https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, któremu zależy na prawidłowym zarządzaniu dokumentacją, wiedza ta jest niezbędna.
Jak profesjonalnie przechowywać i niszczyć dane, aby zachować zgodność z RODO?
Samodzielne zapewnienie pełnej zgodności z RODO w zakresie przechowywania i niszczenia danych osobowych jest trudne organizacyjnie i finansowo. Wymaga odpowiedniej infrastruktury, procedur, przeszkolonego personelu i stałego monitorowania zmian w przepisach. Dla wielu firm, szczególnie tych o rozbudowanej dokumentacji, zlecenie tych procesów wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu jest rozwiązaniem bardziej efektywnym niż budowanie własnego zaplecza.
Firmy decydujące się na outsourcing przechowywania i niszczenia dokumentów, zyskują pewność, że ich zasoby są chronione w warunkach spełniających wymogi prawne, z kontrolą dostępu i pełną dokumentacją każdego etapu obsługi akt. Przykładem podmiotu oferującego tego rodzaju usługi jest Ekoakta, która zajmuje się profesjonalną obsługą całego cyklu życia dokumentów. Na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/ znajdziesz szczegłową ofertę firmy związaną z przechowywaniem danych.
Wybierając partnera do obsługi dokumentacji, warto zwrócić uwagę na zakres certyfikacji, stosowane procedury bezpieczeństwa oraz sposób dokumentowania procesów niszczenia i przechowywania. To właśnie te elementy decydują o tym, że outsourcing faktycznie zabezpiecza firmę przed ryzykiem prawnym.